Ako zvládnuť home office? Pozor, multitasking je mýtus
Veľa ľudí si myslí, že sú majstrami v multitaskingu, no je to iba ich presvedčenie. Náš mozog funguje rovnako ako počítačový procesor – prepína z jednej úlohy na druhú. Nie je preto stavaný na súbežné vedomé vykonávanie viacerých aktivít tak, aby im venoval potrebnú pozornosť.
V ideálnom prípade preskakujeme z jednej dokončenej úlohy na druhú. V tom horšom z jednej rozpracovanej aktivity na druhú a z nej na ďalšiu a ďalšiu. Pozor, multitasking je mýtus. Ak u vás počas práce z domu prevláda pocit, že musíte zvládať všetko, no nestíhate nič, možno vám pomôže niekoľko našich rád, ako to všetko bez ujmy zvládnuť.
COVID-19 nás mnohých donútil vykonávať svoju prácu v domácom prostredí, kde nás kombinácia viacerých faktorov vystavuje stresu z dodržiavania termínov a znižuje našu koncentráciu. Úlohy, ktoré by sme v kancelárii zvládli v priebehu 2 hodín, trvajú počas home office aj o hodinu viac. Aby sme sa zorientovali v tom, ako predchádzať neželanému stresu z množstva úloh v domácom prostredí, musíme prísť na to, prečo sa do neho vlastne dostávame.
Práca z domu enormne zvýšila množstvo prijímaným informácií, tlak na individuálne spracovanie úloh, priniesla nové formy komunikácie či priebehu porád. Navyše, našu pozornosť neustále atakujú potreba starostlivosti o rodinu a chod domácnosti či naše pseudo dôležitejšie aktivity. Hromadenie takejto časovej „vaty“ deň po dni sa často končí posúvaním či neplnením pracovných termínov, nahromadeniu úloh, ktoré nabrali na priorite.
Ak pri prijímaní podnetov, ktoré navyše musíme vyhľadávať v množstve komunikačných nástrojov, nepracujeme dostatočne efektívne, strácame tým počas dňa veľa času.
Ako z toho vykľučkovať? Pomôže, ak si zaužívate pravidlá správnej komunikácie, osvojíte si, ako z nej efektívne zhromažďovať informácie a úlohy, ktoré si následne rozumne naplánujete.
- Aby bola Vaša pracovná komunikácia efektívna a jasná, dbajte na jej 5 základných informácií.
V každom e-maile, telefonáte či sms/chat správe zachovávajte kto má úlohu splniť, čo je predmetom úlohy, ako má vyzerať výstup, kedy a ako ho má dodať, komuho má dodať. Osvojte si tieto pravidlá a požadujte ich dodržiavanie aj od svojich kolegov. Vyhnete sa strate času pri dodatočnej komunikácii.
- Dbajte na termíny a ponechajte si priestor na splnenie úloh.
Veďte si záznamy o svojich úlohách a termínoch. Ak vám úlohy termínovo kolidujú, požiadajte v jednej z úloh o iný termín. Pracovné úlohy nikdy neriešte na poslednú chvíľu. Aktivity a činnosti, ktoré dokážete vybaviť v priebehu 10 minút spracujte okamžite. Úlohy, ktoré vyžadujú dlhšie spracovanie dôsledne zaznamenajte a naplánujte.
- Počas home office používajte jeden komunikačný remote nástroj.
Súčasná doba umožňuje celú škálu tímových nástrojov pre pracovný tím. Vyberte ten, ktorý potrebám vašej spoločnosti vyhovuje najviac a prácu v ňom dôsledne dodržujte. Zminimalizujete tým telefonickú a mailovú komunikáciu s kolegami a potrebné informácie nájdete vždy na jednom mieste. Výhodou je i to, že má k vašim dátam prístup ktokoľvek a kedykoľvek z vašej spoločnosti. Spoločný komunikačný nástroj zároveň vytvára zdravý tlak na dodávanie vašich výstupov v termínoch a v požadovanej kvalite.
- Svoje úlohy a aktivity si denne zaznamenávajte.
A zaznamenávajte ich akokoľvek a kamkoľvek. Len úlohy na daný deň/týždeň a nič viac. Elektronické alebo papierové kalendáre, to-do listy, rôzne aplikácie, či firemný tool – zvoľte si z nich jeden a ten najlepší len a len pre vás. Každý pracovný deň začnite kontrolou úloh a rovnako s nimi pracovný deň ukončite a vyhodnoťte, či ste pri plnení boli úspešný (plánovaniu aktivít a určovaniu ich priorít sa budeme bližšie venovať v našom ďalšom našom článku).
- Plánujte len zvládnuteľné množstvo úloh.
Koľko úloh je možné počas dňa zvládnuť? Aj tisíc alebo ani jednu. Pri každej novej úlohe si vždy zaznamenajte koľko času potrebujete na jej spracovanie. V rámci dňa si plnenie úloh plánujte najviac na 6 hodín čistého pracovného času. Prekladajte menej náročné úlohy s tými náročnejšími a podľa priority. Nezabúdajte na prestávky. Zvyšný čas počas dňa si rezervujte na pravidelné pracovné činnosti – spracovanie e-mailov, telefonátov, porady a neočakávané situácie. Pri práci z domu si vopred ustanovte časové bloky, kedy sa nebudete venovať ničomu a nikomu – len v práci a dokončeniu úloh. Pri práci z domu si osvojte sebadisciplínu pri dokončovaní a zotrvaní pri úlohe až do dokončenia. Neprokrastinujte! (prokrastinácii sa budeme venovať v inom texte)
